Wohnzimmer Stehlampe

Das rechtliche Einmaleins

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Aus Sicht des Finanzamts

Optimale Büroeinrichtung

Meine 2 Cents

3 Fakten auf einen Blick

Ich selbst arbeite seit 14 Jahren hauptsächlich in den eigenen 4 Wänden. Anfangs noch ein klassisches Arbeitszimmer, heute in einem gemeinschaftlichen Atelier mit Wohnungsanschluss. Die Vorteile sind klar: wirtschaftlich – weniger Mietkosten und Nebenkosten für ein Büro, zeitlich – Arbeit und Privatleben gehen wunderbar zusammen und natürlich auch Komfort – Kundentermine und Workshops im Gartenbüro, das hat schon was.

Gleichzeitig kenne ich viele Selbständige, die auf ein Remote Office setzen. Künstler, Touristiker, Berater oder digitale Nomaden: Sie alle eint der Bedarf nach nur zeitlich begrenzten Arbeitsplätzen an verschiedenen Orten. Ob Artist oder Scientist in Residence Programme oder Co-Working Spaces, die mobilen Arbeitsplätze sind Home Offices ähnlicher als klassische 08/15 Büros.

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Wer nur einen Wohnmietvertrag hat, darf im Home Office arbeiten, wenn kein übermäßiger Publikumsverkehr vorhanden ist. Als Gutachter wirst du daher keine Probleme haben, als Masseur eventuell schon. Auch darf man in einer Wohnung an und für sich keine Mitarbeiter dauerhaft beschäftigen.

Setze dich in diesem Fall mit deinem Vermieter in Verbindung. Du benötigst eine schriftliche Erlaubnis. Noch besser wäre ein neuer Mietvertrag, der die betrieblichen Räumlichkeiten klar definiert.

Ein Heimbüro muss mit Lage, Ausstattung und Funktion in die häusliche Sphäre eingebunden sein. Das bedeutet, dass du auch Kellerräume oder das Dachgeschoss als Home Office verwenden kannst – vorausgesetzt, dass die betroffenen Räume mit den privaten Wohnräumen verbunden sind.

Unabhängig, ob es sich um ein Remote oder Home Office handelt, der Arbeitsplatz muss ein eigenständiger Raum sein. Durchgangsräume, Arbeitsecken im Wohnzimmer oder im Lieblings-Kaffeehaus gelten nicht als Betriebsstätte. Dein Büro muss vier Wände haben – eine Abtrennung durch Vorhänge oder Raumteiler ist nicht ausreichend.

Für deine Mitarbeiter und als Empfehlung für dich gilt: ein Büro muss mindestens 8 Quadratmeter groß sein – plus pro Arbeitsplatz zusätzliche 5 Quadratmeter. Die freie Bodenfläche, sprich der Bereich, wo du sitzt und dich im Raum frei bewegen kannst, sollte zusätzlich mindestens 2 Quadratmeter betragen.

In Summe sollte ein Ein-Personen-Büro die Größe eines durchschnittlichen Kinderzimmers haben.

Arbeitsräume sollten eine lichte Höhe von mindestens 3 Metern haben. Richte deinen Arbeitstisch also nicht in der Dachschräge ein, wo dich die Decke schier erdrückt, sondern dort, wo du auch Luft zum Denken hast.

Achte auch darauf, dass du genügend Fensterfläche hast. Die Lichteintrittsfläche sollte 10% der Bodenfläche betragen. Spricht in einem 15 Quadratmeter Büro, hast du mindestens 1,5 Quadratmeter Fensterfläche.

Achte darauf, dass sämtliche Vorschriften zur Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz für Mitarbeiter-Arbeitsplätze in der Betriebsstätte ebenso für dein Home oder Remote Office gelten. Selbiges gilt natürlich auch für den Datenschutz und umfasst sowohl den abschließbaren Aktenschrank als auch die digitale Datensicherheit.

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Wenn du zusätzlich zu deiner Praxis oder Kundenräumen ein Remote oder Home Office nutzen möchtest, kannst du mit Blick auf den Datenschutz argumentieren. Bei offenen Raumkonzepten mit Publikumsverkehr kann die Vertraulichkeit nicht gewahrt werden.

Selbständige im Home Office tun sich naturgemäß beim Thema Datenschutz leichter, als mobil arbeitende Unternehmer: Bei Co-Working Spaces und Shared-Desk Arbeitsplätzen lauern einige datenschutzrechtliche Stolpersteine.

Achte auf Sichtschutz, wenn du personenbezogene Daten oder andere vertrauliche Informationen verarbeitest, die nicht für die Augen anderer gedacht sind. Im besten Fall stehen abschließbare Rollcontainer und Aktenvernichter oder Datenschutztonnen zur sicheren Vernichtung zur Verfügung.

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Ich empfehle dir zudem deinen Computer beim Verlassen des Arbeitsplatzes mit einem Passwort zu sperren. Datenträger sollten – wenn überhaupt – nur verschlüsselt oder im verschlossenen Rollcontainer zurückgelassen werden.

Beim Drucken von sicherheitsrelevanten Dokumenten ist in jedem Fall darauf zu achten, dass eine Pull-Printing-Lösung angeboten wird, sodass die Druckausgabe erst dann erfolgt, wenn du dich direkt am Drucker authentifiziert hast.

Manche Co-Working Spaces bieten außerdem Telefonkabinen für sensible Geschäftstelefonate. Falls das nicht möglich ist, kannst du dich für Telefonate in ein Besprechungszimmer zurückzuziehen.

Abschließend ist hier noch die Internetverbindung zu nennen. Im Idealfall kannst du eine verschlüsselte Verbindung, etwa über VPN, nutzen oder dich via Kabel direkt verbinden. Zusätzlich empfiehlt es sich, die Dateifreigabe über die Systemeinstellungen zu deaktivieren.

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Für dich wie für deine Mitarbeiter gilt die Regelung, dass das Heimbüro nur dann von der Steuer abgezogen werden kann, wenn es zu weniger als zehn Prozent der Zeit privat genutzt wird und somit “ausschließlich oder nahezu ausschließlich der Erzielung von Einkünften” dient.

Dein Home Office muss der Mittelpunkt deiner unternehmerischen Tätigkeit sein und der Erzielung deiner Einkünfte dienen.

Du kannst die Kosten für das Zimmer unbegrenzt absetzen, wenn es der Mittelpunkt deiner Tätigkeit ist. Die Finanzverwaltung zielt dabei ausschließlich darauf ab, wo die Tätigkeit ausgeübt wird. Wenn du deine Leistung hauptsächlich außerhalb anbietest, zum Beispiel als Golftrainer, Vortragende, darstellender Künstler oder Kamerafrau beim Film, ist der unbegrenzte Abzug nicht möglich.

Grundsätzlich kannst du alle Kosten steuerlich absetzen, die du deinem Arbeitsplatz zuordnen kannst. Dazu zählt auch die Instandhaltung des Zimmers und der Einrichtung. Kosten, die die gesamte Wohnung oder den Gemeinschaftsraum betreffen, wie Miete, Strom, Grundsteuer, Versicherung oder Reinigungskosten gelten nur anteilig. Zusätzlich können geringfügige Wirtschaftsgüter sofort abgeschrieben werden.

Ab 1.1.2020 können in Österreich geringfügige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro sofort als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Das ist eine Verdoppelung der bisherigen Betragsgrenze. Das heißt konkret: Wenn dir ein Vorsteuerabzug zusteht, ist die Grenze von 800 Euro netto, also ohne Umsatzsteuer. Bist du ein Kleinunternehmer, der nicht zur Regelbesteuerung optiert hat, sind die 800 Euro der Bruttoverkaufspreis.

In Deutschland wurde 2018 die Grenze für eine Sofortabschreibung ebenfalls auf 800 Euro erhöht.

Typische geringwertige Wirtschaftsgüter sind zum Beispiel Telefone, Datenträger, Kleinmöbel, Werkzeuge oder Kaffeemaschinen. Es handelt sich also um abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter.

Ein Beispiel: Du schaffst dir für dein Home Office ein Möbelset um unter 800 Euro und für deine Coachings einen Moderationskoffer um 145 Euro an. Die Kosten sämtlicher Wirtschaftsgüter stellen sofort in voller Höhe Betriebsausgaben dar. Würden deine neuen Möbel 801 Euro kosten, so wären die Anschaffungskosten nur über die Nutzungsdauer verteilt abzusetzen.

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Aufpassen musst du der steuerlichen Bewertung deines Computers im Home-Office. Hier verlangt die Finanz das “Ausscheiden des Privatanteiles”. In klaren Worten: Ein Prozentsatz für die Privatnutzung ist vom Kaufpreis abzuziehen. Prinzipiell wird vom Finanzamt angenommen, dass ein PC im Home-Office zumindest 40% privat verwendet wird.

Auch geht die Finanz davon aus, dass du nur einen Computer benötigst. Einen Video-Schnittplatz kannst du allerdings nur schlecht zum Kunden mitnehmen. Du benötigst einen Zusatz-Rechner. Auch bei Gewerben mit häufigen Außeneinsatz ist ein mobiler Zweit-PC notwendig. Spätestens ab diesem Zeitpunkt, solltest du deinen Steuerberater mit ins Boot nehmen oder das Finanzamt kontaktieren.

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Wer glaubhaft argumentieren kann, dass ein Computer nur beruflich genutzt wird, darf mehr abschreiben. Auch kann ein Zweit-Computer in bestimmten Fällen argumentiert werden.

Für die Absetzbarkeit deiner EDV-Ausstattung gilt die bereits oben erwähnte Grenze von 800 Euro für geringfügige Wirtschaftsgüter. Teurere Anschaffungen werden auf die Nutzungsdauer aufgeteilt – hier gelten beispielsweise drei Jahre als angemessen.

Damit das Heimbüro als solches gilt, muss es zweckmäßig eingerichtet sein: Schreibtisch, Stuhl, Bücherregal werden als Ausstattung eines Arbeitszimmers akzeptiert. Die Ausstattung sollte die überwiegend betriebliche Nutzung wiederspiegeln.

Befinden sich allerdings ein Bett, Kleiderschrank oder Freizeitgegenstände wie ein Tischkicker mit im Raum, wird der Raum nicht als Arbeitszimmer angesehen.

Sehr wohl absatzfähig sind Sofa oder Liege, die du zur Lektüre oder kurzfristigen Entspannung nutzt.

Mein Tipp: Richte dein Büro mit Gefühl ein. Du verbringst hier den Großteil deiner Zeit – als Selbständiger können das schnell 60 bis 80 Stunden die Woche werden. Psychologisch erwiesen ist, dass ein Umfeld, in dem man sich wohlfühlt, definitiv leistungsfördernd wirkt.

Sobald du ausziehst oder deine selbständige Tätigkeit niederlegst, geht dein Arbeitszimmer vom Betriebs- ins Privatvermögen über. Mit steuerlichen Konsequenzen: Der Übergang ins Private erhöht eventuell deinen Gewinn.

Achte bei der Einrichtung deines Computer-Arbeitsplatzes darauf, dass dieser ergonomisch gestaltet ist und dem Stand der Technik entspricht. Bildschirmarbeitsplätze sollten ausreichend Platz bieten, um wechselnde Arbeitshaltungen und -bewegungen zu ermöglichen.

Für normale Büroanwendungen sollte dein Bildschirm mindesten 15 Zoll groß sein. Falls du gestalterisch tätig bist, sind größere oder mehrere Bildschirme ebenfalls argumentierbar.

Eine geeignete Beleuchtung spiegelt sich nicht in deinem Bildschirm oder blendet dich sogar. Deckenfluter oder Stehlampen neben dem Schreibtisch sind optimal. Die Lichtquelle sollte dabei über Kopfhöhe angebracht werden: So blendet sie weniger. Eine kleine schwenkbare Lampe auf dem Tisch schließt die Illumination ab. Sie kann das Licht flexibel dorthin bringen, wo es benötigt wird.

Achte bei deinem Schreibtisch darauf, dass die Oberfläche nicht spiegelt und die Ecken und Kanten abgerundet sind.

Die richtige Schreibtischhöhe liegt bei verstellbaren Schreibtischen zwischen 66 und 75 Zentimeter. Ober- und Unterarme sollten in etwa einen rechten Winkel bilden, sodass Tischplatte und Tastatur im Idealfall waagerecht zu deinen Unterarmen liegen. Die Bildschirm-Oberkante deines Monitors sollte maximal auf Augenhöhe sein.

Außerdem sollte er so groß sein, dass eine flexible Anordnung deiner Arbeitsmittel möglich ist. Für die Tischfläche wird ein Mindestmaß von 160 x 80 Zentimeter empfohlen. Bei Arbeitsplätzen mit 2 oder 3 Monitoren darf die Tischbreite ruhig 180 Zentimeter und mehr betragen.

Dein Arbeitsstuhl sollte ebenfalls ergonomisch sein. Das muss jetzt kein sündteurer Gamer-Stuhl sein, aber achte darauf, dass es sich um einen Drehstuhl mit Rollen oder Gleitern handelt und die Sitzhöhe verstellbar ist. Die Rückenlehne wiederum ermöglicht eine gute Abstützung in verschiedenen Sitzhaltungen und ist in Höhe und Neigung verstellbar.

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Die optimale Sitzposition wird erreicht, wenn Ober- und Unterschenkel zueinander einen Winkel von mindestens 90° bilden – ein größerer Winkel ist ebenfalls rückenschonend. Erreichst du diesen Winkel nicht, empfiehlt sich die Nutzung einer Fußstütze.

Durchstarten in den eigenen vier Wänden oder Co-Working Spaces bedeutet Freiheit. Du bist finanziell weniger belastet und flexibel in deiner Zeiteinteilung. Das ist verlockend und die sozialen Medien quellen von beeindruckenden Betriebsstätten-Lösungen schier über.

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Unterm Strich wirst du als Unternehmerin oder Unternehmer in deinem Büro allerdings viel bis sehr viel Zeit verbringen. Machen wir uns also nichts vor: wer beim Arbeitsplatz knausert oder auf gut Wienerisch „schleißig“ vorgeht, tut sich selbst nichts Gutes. Der Gesetzgeber hat daher mit Blick auf deine Mitarbeiter aus gutem Grund einige Grundregeln vorgeschrieben.

Wie sind deine Erfahrungen im Remote oder Home Office? Teile deine Geschichte mit mir und der Community! Ich bin schon gespannt.

         

Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort – Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS): Gesamte Rechtsvorschrift für Mietrechtsgesetz
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10002531

Republik Österreich – Parlamentsdirektion: Steuerreformgesetz 2020 – StRefG 2020
https://www.parlament.gv.at/PAKT/VHG/XXVI/A/A_00984/index.shtml

Republik Österreich – Parlamentsdirektion: Steuerreformgesetz 2020 – StRefG 2020, Beschluss des Nationalrats
https://www.parlament.gv.at/PAKT/VHG/XXVI/BNR/BNR_00227/fname_767375.pdf

Bundesministerium für Finanzen: Betriebsausgaben
https://www.bmf.gv.at/steuern/selbststaendige-unternehmer/betriebsausgaben/Betriebsausgaben-Uebersicht.html

Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort – Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS): ArbeitnehmerInnenschutzgesetz § 67, Bildschirmarbeitsplätze
https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10008910&Paragraf=67

Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort – Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS): Gesamte Rechtsvorschrift für Bildschirmarbeitsverordnung
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10009121

Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort – Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS): Gesamte Rechtsvorschrift für Arbeitsstättenverordnung
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10009098

Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz, Sektion Arbeitsrecht und Zentral-Arbeitsinspektorat – Arbeitsinspektion: Telearbeitsplätze / Home Office
https://www.arbeitsinspektion.gv.at/inspektorat/Arbeitsstaetten_Arbeitsplaetze/Allgemeines/Telearbeitsplaetze_Home_Office

Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz, Sektion Arbeitsrecht und Zentral-Arbeitsinspektorat – Arbeitsinspektion: Abmessungen von Arbeitsräumen
https://www.arbeitsinspektion.gv.at/inspektorat/Arbeitsstaetten_Arbeitsplaetze/Arbeitsraeume/Abmessungen_von_Arbeitsraeumen

Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz, Sektion Arbeitsrecht und Zentral-Arbeitsinspektorat – Arbeitsinspektion: Natürliche Beleuchtung von Arbeitsräumen
https://www.arbeitsinspektion.gv.at/inspektorat/Arbeitsstaetten_Arbeitsplaetze/Arbeitsraeume/Natuerliche_Belichtung_von_Arbeitsraeumen

Wirtschaftskammer Österreich (WKO): Arbeitsraum
https://www.wko.at/service/arbeitsrecht-sozialrecht/Arbeitsraum.html

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Bundesministerium der Justitz und für Verbraucherschutz – Gesetze im Internet: Arbeitsstättenverordnung
https://www.gesetze-im-internet.de/arbst_ttv_2004/

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